1. Pracownik dziekanatu wprowadza do systemu USOS komplet informacji koniecznych do złożenia w APD pracy dyplomowej przez studenta i przeprowadzenia egzaminu dyplomowego a  promotor informuje studenta o możliwości wgrania pracy do APD. 
Skład Komisji Egzaminacyjnej wprowadza sekretariat.
Zgodnie z § 47 Regulaminu Studiów na UW student powinien złożyć pracę dyplomową w APD (Instrukcja APD) w postaci pliku PDF na co najmniej 14 dni przed planowanym terminem egzaminu.
    2. Student w APD składa także oświadczenia, o których mowa w instrukcji.
Uwaga! Zarówno pracę dyplomową, jak i wymagane oświadczenia student składa wyłącznie w postaci elektronicznej. 
    3. Kierujący pracą składa oświadczenie w APD (tekst oświadczenia jak w instrukcji dla kierujących pracą)
    4. Recenzje  pracy dyplomowej kierującego pracą i recenzenta muszą pojawić się w APD nie później niż 7 dni przed planowanym egzaminem.

Rozliczenie programu studiów 

*Uwaga, przy wypełnianiu poszczególnych pól edycji należy szczególnie uważać przy wklejaniu gotowego tekstu z innego edytora np. Word'a, ponieważ system nie czyta w ten sposób wprowadzonych znaków specjalnych np.: ['][„][”][-]. W efekcie tego, po zapisaniu zmian, we wspomnianych miejscach widnieją niezrozumiałe ciągi cyfr, mimo ich poprawnego wyświetlania przed zapisaniem. Aby tego uniknąć należy wypełniać pola edycji bezpośrednio z klawiatury, lub przynajmniej, po wklejeniu gotowego teksu, zastąpić wszystkie znaki specjalne odpowiednikami bezpośrednio z klawiatury (mimo ich pozornego poprawnego wyświetlenia).

Wzór stron tytułowych pracy dyplomowej

Praca dyplomowa zwieńczająca studia pierwszego stopnia musi mieć następujące cechy formalne:

• reguły MLA, Chicago, APA lub innej szeroko stosowanej konwencji bibliograficznej, do ustalenia z opiekunem pracy
• format arkusza papieru: A4, tekst pisany jednostronnie 

• czcionka Times New Roman 
• wielkość czcionki 12 pkt 
• odstęp między wierszami  2  
• margines lewy 3 cm; pozostałe marginesy 2,5 cm
• tekst wyjustowany obustronnie 
• strony ponumerowane; numerowanie od pierwszej strony tekstu, u dołu strony
• 10 – 15 stron
• minimum 10 pozycji bibliograficznych