Zasady rozliczania konferencji

Informacje ogólne

Łączna kwota do której przysługuje zwrot za delegacje w roku ak. 2019/2020:

Pracownicy: 2000 zł
Doktoranci: 1000 zł

Czas na rozliczenie delegacji:

  • Delegacje krajowe i zagraniczne rozliczamy w terminie max. dwóch tygodni od daty powrotu, na przełomie roku.
  • W podanych terminach należy zgłosić się z kompletem dokumentów do komórki rozliczającej delegacje:

Komórki rozliczające delegacje:

  • Dział finansowy – Dziekanat Wydziału Neofilologii (ul. Krakowskie Przedmieście 32, Kampus Centralny). Na delegacji nalezy wpisac nr konta bankowego osoby wyjeżdżającej, rozliczenie na zasadzie przelewu na konto.
  • Kwestura UW (po odbiór należności należy się zgłosić do Kwestury w wypadku rozliczania delegacji zagranicznej, po uprzednim przedłożeniu dokumentów w dziale finansowym Dziekanatu). http://portal.uw.edu.pl/web/kwestura/start

Faktury powinny być wstawione na:

Uniwersytet Warszawski
Ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP-525-001-12-66
Z dopiskiem: Instytut Anglistyki (oraz imię i nazwisko osoby wyjeżdżającej)

Faktury wystawione imiennie na osobę wyjeżdżającą nie są akceptowane i nie stanowią podstawy do rozliczenia delegacji.

Załączniki do faktury:

  • Gotówkowe faktury nie wymagają potwierdzenia płatności.
  • Jeśli opłaty dokonano kartą bankową, należy do faktury dołączyć potwierdzenie płatności w formie wydruku z terminala.
  • Jeśli opłaty dokonano przelewem internetowym, niezbędne jest potwierdzenie płatności w formie wydruku z konta bankowego.
  • Jeśli opłaty dokonano na poczcie, kwit wpłaty należy dołączyć do faktury.
  • Bilety PKP/autobus kupione za gotówkę nie wymagają faktury. Jeśli płatności dokonano kartą lub przelewem internetowym – niezbędne jest potwierdzenie płatności (wydruk).

Wyjazdy służbowe

Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

  • zarezerwować bilet i zamówić go za pomocą formularza „zlecenie na zakup biletu„
  • w przypadku podróży zagranicznej – wypełnić wniosek wyjazdowy na diety,
  • w przypadku podróży krajowej – pobrać FORMULARZ DELEGACJI KRAJOWEJ
  • ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej)

Podanie o urlop naukowy (w celu: odbycia za granicą kształcenia, stażu naukowego/dydaktycznego; uczestnictwa w konferencji; uczestnictwa we wspólnych badaniach naukowych prowadzonych z podmiotem zagranicznym na podstawie umowy o współpracy naukowej)

Pismo rektora BSP-NA/ 9833 /2018 z dnia 16 października 2018 w sprawie informacja o zmianie regulacji prawnych od 1.10.2018 r. w zakresie:

  • I. Płatne urlopy naukowe.
  • II. Urlop bezpłatny naukowy.
  • III. Urlop dla poratowania zdrowia.

(http://bsp.adm.uw.edu.pl/wp-content/uploads/sites/166/2018/10/podanie_urlop_nauk_art-130-pkt-3-ustawy-Prawo-o-szkol-wy%C5%BC-i-nauce_2018.docx)

Zakup biletów lotniczych

Od dnia 1 kwietnia 2017 r.  w wyniku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego Nr DZP-361-88/2016 został wybrany nowy wykonawca tych usług: Biuro WhyNotTravel.

Sugerujemy sprawdzenie ceny biletu np. na stronie https://www.skyscanner.pl/
przed rezerwacją w WhyNotTravel
– można wynegocjować w WhyNotTravel bilet po cenie znacznie niższej, niż pierwsza sugestia WhyNotTravel.

Biuro WhyNotTravel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa
(ul. Kielnarowa 108 A, 36-020 Tyczyn).
Umowa będzie obowiązywała przez 3 lata, od 2 kwietnia 2017 r. do 2 kwietnia 2020 r.

Zasady rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem Firmy WhyNotTRAVEL

Biuro Współpracy z Zagranicą uprzejmie prosi o stosowanie poniższych zasad przy rezerwacji i realizacji zakupów dokonywanych za pośrednictwem WhyNotTRAVEL:

  • Najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@whynottravel.pl
  • Dla osób, które preferują kontakt telefoniczny pracownicy biura WhyNotTRAVEL  są dostępni pod numerami telefonów podanymi w liście kontaktowej.
  • Po otrzymaniu przez pracownika/studenta UW  informacji dot. ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu, należy  przesłać zlecenie na zakup biletu najpóźniej w ostatnim dniu ważności rezerwacji.
  • Zakup biletów na loty tanimi liniami lotniczymi realizowany jest bez rezerwacji, po przesłaniu przez pracownika/studenta UW zlecenia zakupu biletu na przelot tanią liną lotniczą.
  • Zlecenia zakupu biletu należy wysyłać drogą elektroniczną (skan zlecenia).
  • Po otrzymaniu biletu należy sprawdzić zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
  • W przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
  • Osoby, które nie otrzymają biletu w wersji elektronicznej w dniu wysłania zlecenia, proszone są o bezzwłoczne skontaktowanie się z biurem WhyNotTRAVEL.
  • Osoby, które same opłacają podróż i otrzymują fakturę na nazwisko (nie na UW), proszone są o przesłanie potwierdzenia opłaty kosztów podróży przelewem w godzinach pracy biura w dni robocze  od 9:00 do 17:00.

Jednocześnie Biuro Współpracy z Zagranicą przypomina, że zgodnie z Umową zawartą z Firmą WhyNotTRAVEL (§6 pkt 3) pracownik/student UW ma prawo do zakupu biletów lotniczych oferowanych przez inne biuro lub przewoźnika jedynie w przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenieproponowanej przez WhyNotTRAVEL.

UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-sluzbowe

Diety

Stawki: Rozporządzenie (Dz.U. 2013 poz. 167)

 Diety – stawki na podróże krajowe
Dieta – 30 zł , Ryczałt za nocleg – 45,00 zł , Ryczałt za dojazdy – 6,00 zł
 Diety – stawki na podróże zagraniczne

 

Formularz na diety zagraniczne: WNIOSEK WYJAZDOWY

 ZGŁOSZENIE POBYTU GOŚCIA UW 2019
– formularz na diety dla gościa zagranicznego
(diety ustalane indywidualnie przez Jednostki Wydziałowe przyjmujące Gościa, zgodnie z możliwościami finansowymi)

Regulamin obejmuje w szczególności przyjazdy w ramach:

  1. umów o bezpośredniej współpracy naukowej i w zakresie szkolnictwa wyższego z podmiotami zagranicznymi i krajowymi;
  2. porozumień międzyrządowych;
  3. umów projektowych zawartych z podmiotami zagranicznymi i krajowymi w celu realizacji projektów badawczych, dydaktycznych, rozwojowych i innych zwanych dalej „projektami”;
  4. działalności badawczej i dydaktycznej uczelni, w tym udziału w konferencjach, seminariach, kursach, szkoleniach itp., z wyłączeniem osób uczestniczących w organizowanych przez Uniwersytet odpłatnych przedsięwzięciach.

Do Kwestury dostarczamy następujący dokument:

  • WNIOSEK WYJAZDOWY (podanie o diety zagraniczne)  
    Osoba wyjeżdżająca podpisuje wniosek w dwóch miejscach. Wypełniony i podpisany formularz należy przedłożyć:
    • Kierownikowi jednostki organizacyjnej UW – do akceptacji,
    • Pełnomocnikowi Kwestora – do potwierdzenia źródeł finansowania.
  • Rachunek kosztów podróży – rozliczenia dokonuje się w Kwesturze, IV piętro, pok. 406

***************
Przepisy – wyciąg:

  • 4.1. Dieta […] 2)  za niepełną dobę podróży:
    a)  do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    b)  ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
    c)  ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
  • 5.[…] 2. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
    1)  śniadanie – 15% diety;
    2)  obiad – 30% diety;
    3)  kolację – 30% diety;
    4)  inne wydatki – 25% diety.
  • 9.[…] 2. (2) W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Ubezpiecznie

ZARZĄDZENIE NR 22 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO z dnia 20 kwietnia 2012 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji o szczegółowych zasadach regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz o trybie ich rozliczania

Na mocy którego:
„Osoba wyjeżdżająca za granicę obowiązana jest przed wyjazdem
dokonać na własny koszt ubezpieczenia kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków w czasie pobytu za granicą”

Bilety kolejowe relacji krajowej

Procedura zakupu biletu kolejowego lub autobusowego komunikacji krajowej

  1. Na podstawie złożonego wniosku o oddelegowanie, na konto osoby wyjeżdżającej może zostać przelana zaliczka na pokrycie kosztów biletu lub może nastąpić wypłata gotówki w kasie wydziałowej/UW.
  2. Zaliczka na zakup biletu może być wypłacona z tzw. pogotowia kasowego danej jednostki UW.
  3. bilet kolejowy można zakupić w kasach  lub on line, wówczas faktura będzie wystawiona zgodnie z danymi wprowadzonymi do systemu rezerwacji.

można kupić za pomocą systemu internetowej sprzedaży biletów e-IC poprzez stronę www.intercity.pl.

Przez Internet można zakupić bilety jednorazowe na przejazd na odległość powyżej 50 km, na wszystkie pociągi Express InterCity (EIC) oraz Twoich Linii Kolejowych (TLK).

Przed dokonaniem zakupu należy utworzyć własne konto, wypełniając formularz rejestracyjny online.

Za elektroniczny bilet kolejowy można zapłacić kartą (systemy Visa, Meastro, MasterCard) lub przelewem online.

W trakcie zakupu można „poprosić system” o wystawienie faktury VAT i przysłanie jej drogą elektroniczną lub pocztą.

UWAGA: każdy bilet jednorazowy na przejazd koleją normalnotorową na odległość nie mniejszą niż 50 km, zakupiony w kasie kolejowej, jest fakturą. Do takich biletów nie są wystawiane faktury VAT.

Przed dokonaniem zakupu biletu przez Internet polecamy zapoznanie się z informacjami i instrukcją na stronie: http://intercity.pl/pl/site/niezbednik-podroznego/

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne

Wizowanie paszportów

Firma WhyNotTravel sp. z o.o. sp.k. wygrała przetarg nieograniczony na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów

Dział wiz:
p. Barbara Micał i p. Marianna Giefert – tel. 22 465 91 88. lub  22 465 91 89, e-mail: uw@whynottravel.pl

Wizy do Rosji
Od dn.01.08.12 uzyskanie wizy rosyjskiej wymaga dodatkowej opłaty w wysokości 105,14 PLN wprowadzonej przez Ambasadę Rosji.
Dotyczy to każdej wizy, także do tej pory bezpłatnej wizy naukowej.
Powyższa opłata nie jest pobierana jedynie w przypadku samodzielnej organizacji wizy, bez pośrednictwa biura podróży.

Podróże samochodem

Zgodnie z ZARZĄDZENIEM NR 61 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO
z dnia 4 sierpnia 2017 r.w sprawie przeprowadzania dodatkowych badań pracowników wykorzystujących samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim – Pracownicy kierujący pojazdami służbowymi oraz pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy i przedstawienia odpowiedniego zaświadczenia w Biurze Spraw Pracowniczych.

  • Warunkiem podpisania zgody na wyjazd własnym samochodem jest podpisanie Umowy w sprawie używania pojazdów służbowych (doc). Umowę z pracownikami Wydziałów powinien podpisać Dziekan Wydziału i Pełnomocnik Kwestora. Umowę podpisuje się w 2 egzemplarzach, które otrzymują: pracownik i Sekcja Likwidatury Kwestury, a kopia pozostaje w aktach wydziału.

Po powrocie z delegacji, pracownik powinien przedstawić rozliczenie z pobranej zaliczki, wypełniając m.in. druk Ewidencja przebiegu pojazdu (doc) za każdy miesiąc kalendarzowy oddzielnie. Dane zawarte w tym druku mogą stanowić podstawę do rozliczenia z zaliczki pobranej na wyjazd własnym samochodem. Stawki przebiegu za 1km podano powyżej (aktualną stawkę może zawsze podać Sekcja Likwidatury Kwestury).

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne

Finansowanie wyjazdów osób spoza UW

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, udostępniamy:

Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia.Oznacza to, że z osobą niebędącą pracownikiem/doktorantem/studentem UW należy zawierać obie umowy – cywilno-prawną zawierającą zakres czynności w danym projekcie badawczym (nawet na 0,00 zł – taką „zerową” umowę rejestruje się tylko w Jednostce, nie trzeba przekazywać jej do Kwestury) oraz umowę finansowania wyjazdów krajowych/zagranicznych

Innym rozwiązaniem może być dodanie do umów cywilno-prawnych zawieranych z tymi osobami zobowiązania UW do pokrycia kosztów wyjazdu – treści §1, §2 i §3 z wzoru umowy.

Ponadto, w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet (patrz: Pismo Kwestora UW Kw-559/2011 z 12-10-2011)

Źródło:

Oświadczenie w sprawie refundacji rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu

Zgodnie z zawartymi umowami, Uniwersytet Warszawski może być zobowiązany do sfinansowania kosztów podróży przyjeżdżających do Uczelni gości zagranicznych. W związku z brakiem możliwości zatrzymania w dokumentach księgowych Uczelni oryginałów biletów, dopuszcza się w takich przypadkach dokonania rozliczeń na podstawie kopii biletu lub potwierdzenia zakupu e-biletu, z których to dokumentów wynika kwota do refundacji. W takich przypadkach wymagane jest złożenie stosownego oświadczenia, zatwierdzonego przez osoby upoważnione do zatwierdzania dokumentów finansowych w jednostce.

Źródło: http://bwz.uw.edu.pl/podroze-zagraniczne